Cos’è il Grievance Mechanism, a chi è rivolto e come funziona la gestione dei reclami e delle segnalazioni relativi al Progetto del Termovalorizzatore di Roma (di seguito anche “il Progetto”).
RenewRome si dota di un meccanismo strutturato per la gestione di eventuali reclami o segnalazioni da parte di cittadini, enti pubblici, associazioni e altri soggetti interessati relativamente al Progetto del Termovalorizzatore di Roma, in conformità ai requisiti previsti dagli standard internazionali in materia di gestione ambientale e sociale (ESMS Handbook ed Equator Principles).
Questo meccanismo, detto Grievance Mechanism (di seguito anche “Meccanismo”), garantisce un processo trasparente per le parti interessate che possono presentare in forma ufficiale eventuali reclami e segnalazioni con la garanzia che saranno gestiti in modo tracciabile, trasparente e tempestivo.
Per presentare un reclamo o una segnalazione, compila l’apposito modulo online sottostante. Il sistema è operativo 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Tutte le istanze ricevute saranno gestite con la massima attenzione nel rispetto dei principi di trasparenza, equità e riservatezza.
Questo Meccanismo è stato istituito per:
mettere a disposizione un canale accessibile e affidabile, per ricevere e facilitare la risoluzione degli eventuali reclami o segnalazioni degli stakeholder in merito al Progetto;
assicurare una gestione equa e imparziale di tutte le istanze ricevute;
promuovere la risoluzione tempestiva ed efficace delle problematiche sollevate;
rafforzare il rapporto di fiducia tra RenewRome e il territorio e la comunità locale,
contribuire al miglioramento continuo delle operazioni e delle politiche aziendali attraverso l'analisi dei feedback ricevuti.
Per reclamo si intende una comunicazione scritta con cui una persona, un gruppo o un’organizzazione esprime insoddisfazione o solleva una preoccupazione in relazione alle attività di RenewRome connesse al Progetto, inclusi disagi, impatti e criticità percepite o riscontrate.
Per segnalazione si intende una comunicazione scritta con cui una persona, un gruppo o un’organizzazione porta all’attenzione di RenewRome un fatto, un evento o una criticità osservata o riscontrata in merito al Progetto, chiedendo una verifica o un approfondimento.
La classificazione degli ambiti che seguono si applica ai reclami e alle segnalazioni di carattere territoriale riguardanti specificatamente RenewRome o il Progetto:
Ambiente
Emissioni percepite, odori, rumore e gestione dei rifiuti
Viabilità e Traffico
Mezzi in transito, carichi anomali e impatti su viabilità urbana.
Sicurezza e Salute
Aspetti relativi alla sicurezza delle operazioni, potenziali rischi per la salute pubblica, accessi non autorizzati e sicurezza del sito.
Relazioni con la Comunità
Comunicazione istituzionale, accesso alle informazioni sul Progetto, eventi pubblici
Altro
Tutti i temi non rientranti negli ambiti precedenti.
Nel rispetto dei requisiti previsti dagli Equator Principles (EP6) e delle buone pratiche internazionali, la procedura di grievance adotta e include formalmente il principio di non-retaliation, secondo cui:
nessun individuo che presenti un reclamo o una segnalazione in buona fede – sia esso dipendente, fornitore, collaboratore, stakeholder o cittadino – sarà soggetto ad alcuna forma di ritorsione, penalizzazione, discriminazione o svantaggio in conseguenza della segnalazione effettuata;
tutti i responsabili coinvolti nella ricezione e gestione delle istanze ricevute sono tenuti al rispetto della riservatezza, alla protezione dei dati personali e a evitare ogni forma di condizionamento o pressione nei confronti del segnalante.
Il mancato rispetto di tale principio costituisce una violazione delle policy aziendali e sarà oggetto di verifica, segnalazione interna e – se del caso – provvedimenti disciplinari o azioni correttive.
Gli eventuali reclami o segnalazioni possono essere presentati attraverso l’apposito modulo.
Il sistema prevede la compilazione di un modulo strutturato che guida il segnalante nella fornitura delle informazioni necessarie.
Il processo seguirà le seguenti fasi:
1. Accesso al modulo online
Accedere alla sezione dedicata al Grievance Mechanism del sito web di RenewRome e selezionare il modulo di presentazione del reclamo o segnalazione. Il modulo è disponibile in formato digitale per consentire la compilazione guidata e la tracciabilità della suddetta istanza.
2. Compilazione del modulo
Fornire le informazioni richieste dal modulo, che includono:
Dati identificativi del segnalante (nome, cognome, recapiti) con possibilità di segnalazione anonima;
Descrizione dettagliata del reclamo o della segnalazione;
Data e luogo dell'evento o della situazione oggetto del reclamo o della segnalazione;
Eventuale documentazione o evidenze a supporto;
Indicazione dell'eventuale richiesta specifica o proposta di soluzione.
3. Invio del reclamo o della segnalazione
Una volta completata la compilazione, procedere con l'invio del modulo attraverso la piattaforma. L’istanza verrà automaticamente registrata nel sistema che genererà un codice identificativo univoco.
4. Conferma di ricezione
Il segnalante riceverà una conferma scritta di avvenuta presa in carico dell’istanza.
Ricezione e Registrazione
Ogni reclamo ricevuto viene registrato in un database centralizzato (Grievance Log) con un codice identificativo unico, indipendentemente dal canale di provenienza.
Conferma di Ricezione
Entro 2 giorni lavorativi, viene inviata una conferma di ricezione al mittente (se non anonimo), fornendo il codice identificativo del caso.
Valutazione e Assegnazione
Il Responsabile del GM valuta la criticità del reclamo (Bassa, Media, Alta) e lo assegna al dipartimento competente per l’investigazione.
Investigazione e Sviluppo della Risposta
Il dipartimento incaricato analizza il caso, raccoglie informazioni e sviluppa una proposta di azione correttiva o una risposta motivata.
Risposta e Dialogo
Entro i tempi definiti dai performance target, la Società fornisce una risposta formale al reclamante, proponendo un dialogo per discutere la soluzione.
Chiusura del Caso
Il caso viene chiuso quando il reclamante accetta la soluzione proposta o quando la Società ha intrapreso tutte le azioni ragionevoli a sua disposizione. La chiusura viene registrata nel Grievance Log.
RenewRome si impegna a fornire una risposta formale ai reclami e alle segnalazioni, pervenuti non in forma anonima, entro 15 giorni lavorativi dalla presa in carico.
Qualora la complessità della questione richiedesse tempi più estesi di lavorazione, il segnalante verrà informato dello stato di avanzamento della pratica.
I dati personali forniti dal segnalante saranno trattati in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale applicabile in materia di protezione dei dati personali.
L'identità del segnalante sarà tutelata secondo quanto previsto dalla normativa vigente. In conformità ai principi stabiliti dagli Equator Principles, nessuna forma di ritorsione, penalizzazione o discriminazione sarà applicata nei confronti di chi presenta segnalazioni in buona fede.
Il titolare del trattamento è RenewRome. I dati raccolti attraverso il presente meccanismo saranno utilizzati esclusivamente per le finalità di gestione delle segnalazioni e delle richieste, e per gli adempimenti di legge. Il segnalante ha diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati e opposizione al trattamento, secondo quanto previsto dal GDPR
